Kaderstelling
Deze regeling ‘Onkostenvergoeding Bestuurders RdGG’ is gebaseerd op de Governancecode Zorg 2022. RdGG wenst de aanbevelingen uit de Governancecode Zorg te volgen.
De toepasselijke tekst uit de Governancecode Zorg 2022 luidt als volgt:
6.5.4 De raad van toezicht stelt een beleid op voor de vergoeding van onkosten van de raad van bestuur en het aannemen van geschenken en uitnodigingen door de raad van bestuur. Dit beleid wordt openbaar gemaakt en de raad van toezicht ziet toe op de naleving ervan. Jaarlijks wordt openbaar verantwoord welke bedragen op grond hiervan zijn uitgegeven, gespecifieerd naar vaste en andere onkostenvergoedingen, binnenlandse en buitenlandse reiskosten, opleidingskosten, representatiekosten en overige kosten.
Algemeen
RdGG wenst een duidelijk beleid te hanteren ten aanzien van de declaratie van kosten en aannemen van geschenken en uitnodigingen. Onze omgeving verwacht van ons dat we eenduidig en transparant zijn. Voor medewerkers is dit geregeld in de vigerende regelingen binnen het ziekenhuis. Voor de leden van de Raad van Bestuur geldt de hierna volgende regeling. Waar gesproken wordt over bestuurder wordt ook bedoeld lid of voorzitter van de Raad van Bestuur.
De norm is dat declaraties altijd passend dienen te zijn in het licht van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van ons ziekenhuis. Daarbij hoort een passende verantwoording en transparantie. Ons uitgangspunt is dat onkostenvergoedingen aan bestuurders altijd plaatsvinden volgens een door de Raad van Toezicht vastgesteld beleid. Dit beleid wordt openbaar gemaakt en de Raad van Toezicht ziet toe op de naleving ervan. Jaarlijks wordt in het jaarverslag verantwoord welke bedragen op grond hiervan zijn uitgegeven.
De arbeidsrelatie is primair vastgelegd in een arbeidsovereenkomst tussen RdGG en de bestuurder. Deze overeenkomst is opgesteld volgens de op dat moment geldende NVZD-regeling. De individuele arbeidsovereenkomst bevat een regeling met betrekking tot de onkostenvergoeding, welke als uitgangspunt dient voor de onkostenvergoedingen.
Bereik
Deze regeling is bedoeld voor de leden van de Raad van Bestuur van de Stichting Reinier de Graaf Groep en alle bestuurders van de met de Stichting Reinier de Graaf Groep verbonden rechtspersonen (hieronder allen aangeduid als “bestuursleden” en individueel als “bestuurslid” of “bestuurder”.
Elementen die binnen de onkostenvergoeding vallen:
Vaste onkostenvergoeding
Aan bestuursleden wordt een vaste vergoeding toegekend voor zakelijke onkosten. De hoogte hiervan is vastgelegd in hun individuele arbeidsovereenkomst. Deze vergoeding is voor kleine representatiekosten onderweg en thuis, zoals onder andere: telefoonkosten, vakliteratuur (waaronder ook abonnementen op kranten), parkeerkosten, telecomkosten thuis, wassen van een leaseauto. De vaste vergoeding is ter voorkoming van een grotere hoeveelheid kleine declaraties. Een bestuurslid is zelf verantwoordelijk voor de onderbouwing van de vergoeding. Omdat RdGG verantwoordelijk is voor de fiscaal juiste verantwoording kan aan de bestuurder worden gevraagd om de onkosten voor een periode (bijv. 3 maanden) te onderbouwen.
Overige zakelijke onkosten
Indien er sprake is van andere kosten met een meer dan bijkomend zakelijk belang, dan kunnen deze worden gedeclareerd. Voorbeelden van dit soort kosten zijn: binnenlandse en buitenlandse reiskosten, opleidingskosten en representatiekosten van zakelijke diners met externe gasten, met medewerkers of teambijeenkomsten en/of geschenken voor medewerkers verstrekt uit hoofde van de functie en betrekking hebbende op het dienstverband.
Verwerking van overige zakelijke onkosten
De overige zakelijke onkosten kunnen op drie manieren worden verwerkt:
- De leverancier stuurt een factuur naar RdGG.
Deze kosten worden verwerkt door de crediteurenadministratie en door RdGG betaald. - Voorschieten van de onkosten met declaratie door het bestuurslid.
- Betaling met een zakelijke creditcard. Afschriften worden verwerkt door de crediteurenadministratie en bonnetjes worden overlegd.
Bij punt 2 en punt 3 geldt dat de gemaakte kosten per maand/kwartaal nadat de kosten zijn gemaakt worden onderbouwd met facturen of bonnen. Bij declaratie volgens de gebruikelijke procedure moeten de bonnen direct als bijlage worden bijgevoegd. Bij het ontbreken van bonnen kunnen de kosten worden doorbelast aan het betreffende bestuurslid.
Externe intervisie, coaching, scholing en/of opleiding
Met een bestuurder worden individueel afspraken gemaakt over permanente educatie. Deze afspraken worden gemaakt in het jaarlijks functionerings- of evaluatiegesprek. Over de kosten van de opleiding worden vooraf afspraken gemaakt met de voorzitter van de Raad van Toezicht. Daarin wordt het belang van de opleiding voor RdGG besproken en vastgelegd.
Buitenlandse zakelijke reizen
Indien sprake is van een buitenlandse reis met een vlucht dan wordt over deze reis vooraf overlegd met de voorzitter van de Raad van Toezicht . Daarin wordt het belang van de reis voor RdGG besproken en vastgelegd. De meerkosten van een meereizende partner komen voor rekening van de bestuurder in privé.
Auto
Ten aanzien van auto-kostenvergoedingen wordt per bestuurder een regeling getroffen in de arbeidsovereenkomst. RdGG kan in de arbeidsovereenkomst toezeggen om aan een bestuurslid een leaseauto en een laad-/brandstofpas ter beschikking te stellen. RdGG bepaalt dan het toepasselijke leasebedrag. In de loonheffingen vindt een bijtelling plaats op basis van de cataloguswaarde van de auto. In plaats van een leaseauto kan RdGG een auto/brandstofkostenbijdrage toezeggen. Deze bijdrage is belast voor de loonheffingen.
Chauffeursdiensten
Indien structureel gebruik wordt gemaakt van chauffeursdiensten dient de voorzitter van de Raad van Toezicht vooraf toestemming te verlenen voor deze inhuur. Inhuur van chauffeursdiensten dient in het belang van RdGG te zijn.
Geschenken en uitnodigingen
Geschenken en uitnodigingen voor bijeenkomsten welke een waarde vertegenwoordigen van meer dan € 100,- worden gemeld bij de voorzitter van de Raad van Toezicht.
Verantwoording overige zakelijke onkosten
• Deze regeling wordt vastgesteld door de Raad van Toezicht RdGG;
• Declaraties worden, indien niet al volgens de bepalingen in deze regeling zijn voorgelegd aan de voorzitter van de Raad van Toezicht, vóór uitbetaling getoetst door het lid van de Raad van Bestuur (met portefeuille financiën/bedrijfsvoering). De declaraties van het lid van de Raad van Bestuur (met portefeuille financiën/bedrijfsvoering)worden getoetst door de voorzitter van de Raad van Bestuur (CEO);
• Het lid van de Raad van Bestuur(met portefeuille financiën/bedrijfsvoering)informeert eenmaal per jaar de Remuneratiecommissie over de toetsing van de onkostenvergoedingen en zijn/haar bevindingen.
Escalatie
Indien er vragen zijn over de toepassing van deze regeling dan beslist de Raad van Toezicht daarover. Als de vraag van de voorzitter van de Raad van Bestuur zelf komt dan neemt de voorzitter van de Raad van Toezicht een besluit over de toepassing van deze regeling.
Fiscale behandeling
Behalve daar waar het in deze regeling expliciet anders is benoemd, geldt de hoofdregel dat alle zakelijke onkosten, mits onderbouwd, netto mogen worden vergoed door de werkgever.
Implicaties WNT
Vaste en variabele onkostenvergoedingen die niet zijn onderbouwd (“belegd”) gelden binnen de kaders van de WNT als inkomen. De kosten van de bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering worden gedragen door de werkgever en worden opgenomen in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. De kosten verbonden aan een rechtsbijstandsverzekering vallen volledig onder de WNT door het privékarakter voor de bestuurder als persoon. De fiscale bijtelling van een leaseauto maakt deel uit van de WNT bezoldiging.
Transparantie en verslaggeving
Conform de vigerende Governancecode Zorg worden in het jaarverslag van RdGG de bedragen gespecificeerd naar vaste en andere onkostenvergoedingen, binnenlandse en buitenlandse reiskosten, opleidingskosten, representatiekosten en overige kosten.
Ingangsdatum Regeling Onkostenvergoeding Bestuurders
Deze regeling vervangt de regeling ‘RHG Onkostenvergoeding Bestuurders’ (looptijd 1 januari 2017 – 1 maart 2023) en geldt (met terugwerkende kracht) vanaf 1 maart 2023. De detaillering van de informatie in de jaarverslaggeving zal op basis van deze regeling plaatsvinden met ingang van het kalenderjaar 2023.
Deze regeling Onkostenvergoeding Bestuurders RdGG is op 16 oktober 2023 vastgesteld door de Raad van Toezicht RdGG.
Onkosten Raad van Bestuur 2023
Reinier de Graaf heeft conform de Governancecode de regeling onkostenvergoeding bestuurders gepubliceerd. De gepubliceerde uitgaven zijn gespecificeerd naar vaste en andere onkostenvergoedingen, binnenlandse en buitenlandse reiskosten, opleidingskosten, representatiekosten en overige kosten. Kosten die hieronder vallen zijn bijvoorbeeld vaste onkostenvergoedingen, reis- en verblijfkosten, en kosten voor cursussen, congressen, maaltijden buiten de deur, vakliteratuur en abonnementen en lidmaatschappen.